Si nunca has utilizado Notion, al principio puede parecer una aplicación bastante complicada porque tienes delante un espacio prácticamente en blanco y un montón de opciones que no sabes muy bien para qué sirven. Pero una vez entiendes cómo funciona, se convierte en una herramienta muy útil para organizar prácticamente cualquier cosa. En mi caso, lo interesante de Notion es que no tienes que utilizarlo de una única manera, sino que puedes adaptarlo completamente a lo que necesites, ya sea para organizar tu día a día, apuntar tareas, preparar proyectos, guardar información o incluso crear tu propio sistema de organización.
¿Qué es Notion y para qué sirve?
Notion es una aplicación de productividad que permite crear páginas, notas, listas, calendarios, bases de datos y diferentes sistemas de organización desde un mismo lugar. La idea puede parecer sencilla, pero precisamente ahí está una de sus ventajas: puedes empezar con una página muy básica y poco a poco ir añadiendo todo lo que necesites.
Por ejemplo, puedes tener una página principal para tu día a día y dentro crear una lista de tareas, un calendario, una lista de cosas pendientes, tus objetivos o incluso una sección para guardar ideas. También puedes crear páginas independientes para proyectos concretos y enlazarlas entre sí.
Lo primero que recomiendo cuando empiezas es no intentar crear el espacio de Notion perfecto desde el primer minuto. Es muy fácil perderse buscando plantillas, colores, iconos y formas de organizarlo todo cuando realmente lo importante es empezar a utilizarlo y descubrir qué necesitas.
Cómo empezar a usar Notion
Una vez hayas creado tu cuenta y abierto Notion, verás el espacio de trabajo desde el que puedes crear tus primeras páginas. Una página es básicamente el lugar donde vas a organizar la información y dentro de ella puedes añadir diferentes elementos.
Para crear una página nueva solamente tienes que seleccionar la opción correspondiente en el menú lateral. Puedes ponerle el nombre que quieras y empezar a escribir.
Y aquí aparece una de las cosas más importantes de Notion: prácticamente todo funciona mediante bloques. Un texto, una imagen, una lista, un título, una tabla o una casilla de tareas pueden ser bloques diferentes que puedes mover y reorganizar.
Esto permite construir las páginas poco a poco sin tener que empezar desde una estructura completamente cerrada.
Cómo organizar tu día a día
Si quieres utilizar Notion principalmente para organizarte, yo empezaría creando una página llamada Mi día a día. Dentro puedes poner una pequeña lista de las tareas que quieres completar y utilizar casillas para ir marcándolas cuando termines.
También puedes crear una sección para las cosas que tienes pendientes, otra para tus objetivos y otra para apuntar ideas que se te ocurran durante el día.
Una de las posibilidades más interesantes es crear una base de datos de tareas. En ella puedes añadir el nombre de cada tarea, una fecha, una prioridad, un estado y cualquier otra información que necesites. Después puedes visualizar esas mismas tareas de diferentes formas sin tener que duplicarlas.
Por ejemplo, puedes tener una vista de lista para ver todo lo pendiente y otra vista de calendario para comprobar qué tareas tienes cada día.
Las bases de datos son una de las claves
Aquí es probablemente donde Notion empieza a parecer más complicado, pero también donde se vuelve mucho más potente. Las bases de datos permiten almacenar información de una manera estructurada y después mostrarla de diferentes formas.
Puedes utilizarlas para organizar tareas, películas que quieres ver, videojuegos, libros, gastos, proyectos, ideas para vídeos o prácticamente cualquier cosa que se te ocurra.
Lo bueno es que no necesitas aprender todas las funciones de golpe. Puedes empezar con una tabla sencilla y añadir propiedades según vayas necesitando más organización.
Por ejemplo, para una lista de vídeos podrías tener una columna con el título, otra con el estado del vídeo, otra con la fecha de publicación y otra para añadir notas. Después puedes crear filtros para mostrar solamente los vídeos que todavía están pendientes.
También puedes utilizar plantillas
Si no quieres construirlo todo desde cero, Notion dispone de plantillas que puedes utilizar como punto de partida. Hay plantillas para organizar tareas, proyectos, estudios, hábitos, calendarios y muchas otras cosas.
Aun así, yo recomiendo no depender demasiado de ellas al principio. Una plantilla puede tener muchísimas cosas que realmente no necesitas y terminar haciendo que tu espacio sea más complicado de utilizar.
Muchas veces una página sencilla con una lista de tareas y un calendario puede ser mucho más útil que un sistema enorme lleno de apartados que después no utilizamos.
Cómo hacer que Notion sea realmente útil
Para mí, la clave está en conseguir que Notion se adapte a ti y no al revés. No necesitas tener veinte bases de datos, cinco calendarios y una página principal llena de información para estar organizado.
Puedes empezar con algo tan sencillo como esto: una página para tus tareas, otra para tus proyectos y un calendario para saber qué tienes que hacer cada día. Después, según vayas utilizando Notion, puedes ir añadiendo nuevas funciones.
También puedes utilizar enlaces entre páginas para crear una especie de espacio central desde el que acceder a todo. De esta manera puedes tener una página principal y desde ahí entrar rápidamente en tus proyectos, tareas, notas o cualquier otra sección.
Y si después de utilizarlo durante unos días descubres que algo no te resulta cómodo, simplemente lo cambias. Esa es precisamente una de las cosas que más me gustan de Notion, que no tienes que mantener una estructura para siempre.
¿Merece la pena utilizar Notion?
Si buscas una aplicación para tener tus tareas, proyectos, notas e información organizada en un mismo sitio, creo que merece la pena probarlo. Pero tampoco hace falta convertir Notion en el centro absoluto de tu vida para aprovecharlo.
Yo empezaría con algo muy básico y, a partir de ahí, iría descubriendo las posibilidades. Cuando entiendes cómo funcionan las páginas, los bloques y las bases de datos, todo empieza a tener mucho más sentido.
Y sobre todo, no tengas miedo de borrar cosas y empezar de nuevo. Una de las ventajas de Notion es precisamente que puedes modificar tu sistema tantas veces como quieras hasta encontrar la forma de organización que realmente te funcione.
Así que si hasta ahora habías abierto Notion y te habías quedado pensando “¿y ahora qué hago?”, empieza simplemente creando una página, añade tus tareas de hoy y ve construyendo tu espacio poco a poco. Cuando empieces a utilizarlo de verdad, seguramente descubrirás muchas más posibilidades de las que parece que tiene al principio.
Especialista en tecnología y aplicaciones móviles. Publico tutoriales detallados y análisis prácticos sobre herramientas digitales y tendencias tecnológicas actuales. También publico noticias sobre Animal Crossing de vez en cuando.